• ویرایش و پردازش آثار ارسالی می‌بایست با رویکرد انتخابی شرکت‌کننده (عکاسی مستند و عکاسی هنری) در ارتباط باشد؛ در عکس‌های مستند اعمال هرگونه حذف و اضافه که استناد و اصالت عکس را مخدوش کند، مجاز نیست اما در رویکرد عکاسی هنری هرگونه ویرایش آزاد است.

• مجموعه‌عکس‌ها، کتاب عکس‌ها و آثار بخش دیجیتال‌آرت می‌بایست دارای استیتمنت (شرح اثر) به زبان فارسی باشند و انتظار می‌رود در نوشتن این متن حداکثر به ۵۰۰ کلمه بسنده شود.

• در بخش ثبت‌نام، مشخصات فردی شامل نام و نام خانوادگی، ایمیل، شماره‌ی موبایل، شماره‌ی دانشجویی، دانشگاه محل تحصیل، سال ورودی و… می‌بایست به‌صورت کامل وارد شود. با توجه به این‌که امکان بازگشت و تصحیح اطلاعات در سایت وجود ندارد لطفاً دقت فرمایید تا اطلاعات وارد شده کامل و درست باشند.

• عکس‌های ارسالی باید با فرمت JPG در فضای رنگی SRGB و با بالاترین کیفیت ممکن ارسال شوند. فایل‌های خام RAW امکان شرکت در سالانه را ندارند. تمام عکس‌ها بایستی طبق راهنمای ویدئویی موجود در همین صفحه در گوگل‌درایو آپلود شوند و لینک پوشه از طریق کادر مربوطه در فرم ثبت‌نام برای دبیرخانه‌ی سالانه ارسال شود.

• اسم فایل عکس‌ها می‌بایست شامل نام و نام خانوادگی عکاس باشد (مثلاً محمد محمدی1). در صورتی که عکس‌ها توالی نمایش داشته باشند، باید به ترتیب شماره‌گذاری شوند.

• شرکت‌کننده در این رویداد متعهد می‌شود که عکس‌های ارسالی متعلق به خود اوست. در صورت اثبات عدم تعلق اثر به شرکت‌کننده، آن اثر از سالانه حذف و تمام اعتبار داده شده به آن پس گرفته می‌شود. مسئولیت حقوقی و اخلاقی این تخلف نیز به عهده‌ی شرکت‌کننده است و هیئت برگزاری هیچ مسئولیتی در قبال این امر نخواهد داشت.

• ارسال اثر به منزله‌ی قبول مقررات سالانه است. تصمیم‌گیری پیرامون موارد پیش‌بینی نشده به عهده‌ی شورای سیاست‌گذاری این سالانه است.

• به برگزیدگان بخش جنبی سالانه‌ی ششم علاوه بر اهدای لوح تقدیر و... فرصت داده می‌شود تا آثار خود را در قالب یک مصاحبه به مخاطبین سالانه ارائه کنند. فیلم این مصاحبه در مدت زمان برگزاری سالانه در سایت، آپارات و اینستاگرام سالانه منتشر خواهد شد.